ServiceBusiness Email-Hosting

Spamschutz

Der von uns verwendete Spamschutz besteht aus den Komponenten Greylis­ting, Prüfsum­menvergleich, lernen­der Spamfilter und Absen­derlisten.

Greylisting

Beim Greylisting handelt es sich um ein zeitwei­liges Zu­rückweisen von Emails, die von unbe­kannten Servern stammen.

Emails von uns unbekannten Servern lehnen wir beim er­sten Zustellversuch ab. Erst beim zwei­ten Zustellversuch stellen wir sie zu.

Bis zum zweiten Versuch vergeht eine unter­schiedlich lan­ge Zeitspanne. Der Empfang der Email verzögert sich des­halb.

Nach einer erfolgreichen Zustellung gilt der Ser­ver als be­kannt. Von da an er­halten alle Nutzer Emails von diesem Server verzögerungsfrei.

Das Greylisting setzt darauf, dass Spamserver nur einen Zustellversuch unter­nehmen, während reguläre Mailserver mehrere unternehmen.

Kommt eine Email von einem uns bekannten Server, stel­len wir sie sofort zu.

Wir können der Liste der bekannten Server Ein­träge hin­zufügen. Dadurch schließen wir ver­zögerte Zustellungen bei diesen Servern aus.

Prüfsummenvergleich

Unser Server ist Teil eines Netzwerkes, das Prüfsummen von Emails aus­tauscht und ver­gleicht. Spam wird dabei anhand von Ähnlich­keiten erkannt.

Inhalte werden dabei nicht ausgetauscht. Der Prüfsum­menvergleich kann pro Nutzer an- oder ausgeschaltet wer­den.

Lernender Spamfilter

Landet Spam in Ihrem Posteingang, können Sie dies korri­gieren. Ihr Spamfilter lässt sich folgen­dermaßen trainieren:

• Indem Sie eine Email in den Spamordner ziehen, teilen Sie dem Filter mit: Die Email ist Spam, sie soll künftig im Spamordner landen.
• Wenn Sie eine Email aus dem Spamordner in einen an­deren Ordner ziehen, teilen Sie mit: Diese Email ist okay, sie soll künftig im Post­eingang landen.

Der Lernvorgang geschieht beim Verschieben. Danach können Sie die Email löschen. Das Löschen selbst stößt keinen Lernvorgang an.

Absenderlisten

Kommt Spam immer wieder von bestimmten Adressen, können wir diese auf eine Sperrliste (Blacklist) setzen.

Sollen Emails von bestimmten Absendern nicht im Spam­ordner landen, kön­nen wir diese auf eine Whitelist setzen.

Jeder Nutzer hat eine eigene Black- und White­list. Wir können für Sie Einträge hinzufügen und löschen.

Virenschutz

Zwei Programme untersuchen eingehende und ausgeh­ende Emails auf Viren. Findet eines Schadsoftware:

• Stellt es die Email nicht zu.
• Speichert es die Email an einem sicheren Ort.
• Schickt es dem Empfänger eine Nachricht.

Das Betreff beginnt mit "[SMTPFilter: infec­ted]". Der Text­teil enthält in vielen Fällen dann den Na­men der schäd­lichen Software.

Der Empfänger kann sich damit beim Sender melden und ihn informieren.

Verhalten bei Fehlalarm

Es kann passieren, dass der Scanner das Mus­ter einer Schadsoftware er­kennt, obwohl die Email sauber ist. Das passiert besonders bei Dateianhän­gen.

Schicken Sie dem Empfänger diese Email nicht erneut. Der Scanner würde wieder anschlagen. Gehen Sie so vor:

Informieren Sie uns. Wir werden die Email man­uell prüfen. Ist sie virenfrei, stellen wir sie zu und informieren Sie.

Oder:

Laden Sie die Datei, die einen Fehlalarm aus­löst, auf ein­en Server oder in die Cloud hoch und schicken Sie dem Empfänger den Link. Dann kann er sie im Browser herun­terladen.

Verschlüsselte Emails

Schickt Ihnen jemand eine verschlüsselte Email, können wir diese wegen der Verschlüsselung nicht auf Schadsoft­ware testen.

Wir stellen Ihnen diese Email nicht sofort zu, sondern in­formieren Sie darüber, wer Ihnen die Email schicken will. Wenden Sie sich dann an uns.

Ausführbare Dateien

Schickt Ihnen jemand eine ausführbare Win­dows-Datei, stellen wir diese nicht zu. Wenden Sie sich dann an uns.

Webmail

Jeder Nutzer kann zusätzlich zu seinem Email­programm mit einem Browser auf sein Postfach zugreifen und dort Emails senden und empfan­gen. Fragen Sie den System­betreuer nach der URL und bookmarken Sie diese.

Abwesenheitsnotiz

Jeder Nutzer kann für sein Postfach eine Abwe­senheitsno­tiz einrichten. Fragen Sie den Sys­tembetreuer nach der URL und bookmarken Sie diese.

Der Mechanismus reagiert pro Sender mit einer Notiz. Erst nach Ablauf einer Woche reagiert er erneut auf ei­ne Email desselben Senders.

Emails werden trotz Abwesenheitsnotiz an Sie zugestellt.

Zustellbarkeit

392,5 Milliarden Emails werden täglich weltweit verschickt, davon sind 75 Prozent Spam (295,2 Milliarden).^[1] Um ei­ne hohe Zustellbarkeitsrate zu erreichen:

• Legen wir für Kundendomains SPF-Einträge an. Damit kann der empfangen­de Server prü­fen, ob die Absender­adresse gefälscht wor­den ist.
• Signieren wir die Header von Emails mit DKIM. Damit kann der empfangen­de Server testen, ob der Header verändert wurde.
• Teilen wir dem empfangenden Server mit DMARC mit, was mit Emails ge­schehen soll, die die SPF- und DKIM-Prüfung nicht beste­hen, und bitten ihn um Bestätigung.
• Unser Mailserver hat korrekte DNS-Einträge für das Re­verse-Lookup (IPv4 und IPv6). Damit kann der empfan­gende Server zu unserer IP-Adresse den Domain-Na­men ermitteln.

Zustellbarkeit verbessern

Bitten Sie Personen, denen Sie das erste Mal schreiben, um eine Empfangs­bestätigung. Da­mit stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht an­gekommen ist.

Bitten Sie den Empfänger zusätzlich, Ihre Email-Adresse in das Adressbuch des Programms aufzunehmen.

Das Antworten, das Aufnehmen in die Kontakte sowie das Herausziehen aus dem Spamordner werten Email-Clients als Signal, dass ein Absen­der seriös ist.^[2]

Email testen

Auf der Website Mail-Tester können Sie sehen, ob eine E­mail, die Sie ver­schickt haben, mögli­hcherweise als Spam bewertet wurde. Sie se­hen auch, ob SPF, DKIM und DMARC funktio­niert haben.