ServiceEmail-Hosting für Unternehmen: Sicher, spamfrei und seriös

Spamschutz

Der von uns verwendete Spamschutz besteht aus den Komponenten Greylisting, Prüfsummenvergleich, lernender Spamfilter und Absenderlisten.

Greylisting

Beim Greylisting handelt es sich um ein zeitweiliges Zurückweisen von Emails, die von unbekannten Servern stammen.

Emails von uns unbekannten Servern lehnen wir beim ersten Zustellversuch ab, erst beim zweiten Zustellversuch stellen wir sie zu.

Bis zum zweiten Versuch kann eine unterschiedliche Zeitspanne vergehen; der Empfang der Email verzögert sich dadurch unterschiedlich lange.

Nach der erfolgreichen Zustellung gilt der Server als bekannt und alle Nutzer erhalten Emails von diesem Server nun verzögerungsfrei.

Das Greylisting setzt darauf, dass Spamserver im Gegensatz zu regulären Email Servern nur einen Zustellversuch unternehmen, reguläre Server dagegen mehrere.

Kommt eine Email von einem uns bekannten Server, stellen wir sie sofort zu.

Wir können der Liste der bekannten Server Einträge hinzufügen und so verzögerte Zustellungen bei diesen Servern von Beginn an ausschließen.

Prüfsummenvergleich

Unser Server ist Teil eines Netzwerkes, das Prüfsummen von Emails untereinander austauscht und vergleicht. Spam wird dabei anhand von Ähnlichkeiten erkannt. Inhalte werden nicht ausgetauscht.

Wir können den Prüfsummenvergleich für Ihren Account ausschalten.

Lernender Spamfilter

Landet Spam versehentlich in Ihrem Posteingang, können Sie dies korrigieren. Ihr Spamfilter lässt sich auf diese Weise trainieren:

• Indem Sie eine Email in den Spamordner ziehen, teilen Sie dem Filter mit: Die Email ist Spam, sie soll künftig im Spamordner landen.
• Indem Sie eine Email aus dem Spamordner in einen anderen Ordner ziehen, teilen Sie dem Filter mit: Die Email ist okay, sie soll künftig im Posteingang landen.

Der Lernvorgang passiert direkt nach dem Verschieben in die Ordner. Danach können Sie die Emails löschen. Das Löschen stößt keinen Lernvorgang an.

Absenderlisten

Kommt Spam immer wieder von bestimmten Adressen, können wir diese auf eine Sperrliste (Blacklist) setzen.

Sollen Emails von bestimmten Absendern nicht im Spamordner landen, können wir diese auf eine Whitelist setzen.

Jeder Nutzer hat eine eigene Black- und Whitelist. Wir können für Sie Einträge hinzufügen und löschen.

Virenschutz

Zwei unterschiedliche Programme untersuchen sowohl eingehende, als auch ausgehende Emails auf Schadsoftware.

Findet eines der Programme Schadsoftware in einer Email:

• Stellt es die Email nicht zu.
• Speichert es die Email an einem sicheren Ort.
• Schickt es dem Empfänger eine Hinweis-Email.

Das Betreff der Hinweis-Email beginnt mit "[SMTPFilter: infected]". Der Textteil enthält in vielen Fällen den Namen der gefundenen Schadsoftware.

Der Empfänger kann sich nun beim Sender melden.

Verhalten bei einem Fehlalarm

Es kommt vor, dass der Virenscanner in einer Email das Muster einer Schadsoftware erkennt, obwohl diese sauber ist – besonders in Emails mit Dateianhang.

Schicken Sie dem Empfänger in diesem Fall die Email nicht erneut – der Virenscanner würde wieder anschlagen. Gehen Sie stattdessen so vor:

Informieren Sie uns. Wir werden die Email manuell prüfen. Ist sie frei von Schadsoftware, stellen wir sie zu und informieren Sie darüber.

Oder: Laden Sie die Datei, die den Fehlalarm ausgelöst hat, auf einen Server oder in die Cloud hoch und schicken Sie dem Empfänger den Link zu der Datei.

Der Empfänger kann die Datei nun im Webbrowser herunterladen.

Verschlüsselte Emails

Schickt Ihnen jemand eine verschlüsselte Email, können wir diese wegen der Verschlüsselung nicht auf Schadsoftware testen.

Wir stellen die Email nicht sofort zu. Wir informieren Sie darüber, wer Ihnen die Email schicken möchte. Wenden Sie sich in diesem Fall an uns.

Ausführbare Dateien

Schickt Ihnen jemand eine ausführbare Windows-Datei, stellen wir diese nicht sofort zu. Wenden Sie sich in diesem Fall an uns.

Webmail

Jeder Nutzer kann zusätzlich zu seinem Email-Programm über einen Browser auf sein Postfach zugreifen und dort ebenfalls Emails senden und empfangen. Fragen Sie Ihren Systembetreuer nach der URL und bookmarken Sie diese.

Abwesenheitsnotiz

Jeder Nutzer kann selbst für seinen Account eine Abwesenheitsnotiz einrich­ten. Fragen Sie den Systembetreuer nach der URL und bookmarken Sie diese.

Der Mechanismus reagiert pro Sender mit einer Abwesenheitsnotiz. Erst nach Ablauf einer Woche reagiert er erneut auf eine Email desselben Senders.

Emails werden trotz Abwesenheitsnotiz an Sie zugestellt.

Zustellbarkeit

392,5 Milliarden Emails werden täglich weltweit verschickt, davon sind 75 Prozent Spam (295,2 Milliarden).^[1] Um eine hohe Zustellbarkeitsrate zu erreichen:

• Legen wir für Kundendomains SPF-Einträge an; damit kann der empfangende Server prüfen, dass die Absenderadresse einer Email nicht gefälscht worden ist.
• Signieren wir die Header von Emails mit DKIM; damit kann der empfangende Server prüfen, dass Angaben im Header nicht nachträglich verändert worden sind.
• Teilen wir dem empfangenden Server mit DMARC mit, was mit Emails geschehen soll, die die SPF- und DKIM-Prüfung nicht bestehen, und uns zu informieren.
• Hat unser Email Server korrekte DNS-Einträge für das Reverse Lookup (IPv4 und IPv6); damit kann der empfangende Server zu unserer IP-Adresse den zugehörigen Domain-Namen ermitteln.

Zustellbarkeit verbessern

Bitten Sie Personen, denen Sie das erste Mal schreiben, um eine Empfangsbestätigung; dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht angekommen ist.

Sie können den Empfänger zusätzlich bitten, Ihre Email-Adresse in das Adressbuch seines Emailprogramms aufzunehmen.

Das Antworten, das Aufnehmen in die Kontakte oder das Herausziehen aus dem Spamordner werten Emailprogramme als Signal, dass ein Absender seriös ist.^[2]

Email testen

Auf der Website Mail-Tester können Sie prüfen, ob eine Email, die Sie verschicken und die nicht ankommt, vom empfangenden Server als Spam bewertet wird.

Es werden Verbesserungsvorschläge angezeigt und Sie können sehen, ob die Methoden SPF, DKIM und DMARC funktionieren.

Verwenden Sie für den Test keine vertraulichen Informationen.